De eisen aan de interne toezichthouder zien voornamelijk toe op de onafhankelijkheid van de interne toezichthouder en de informatiepositie van de interne toezichthouder.
Onafhankelijkheid
Bepaalde functies zijn onverenigbaar met het lidmaatschap van de interne toezichthouder. Toezichthouders mogen niet in een positie terecht komen waardoor de onafhankelijkheid ten opzichte van de zorgaanbieder in gevaar komt. Dat is sowieso het geval als ze:
werknemer of zelfs eigenaar of leidinggevende van de zorgaanbieder zijn;
een familieband hebben;
een zakelijke relatie hebben;
een ander financieel belang hebben bij de resultaten van de zorgaanbieder.
Ook in andere situaties kan de onafhankelijkheid in gevaar komen. U kunt zelf het beste inschatten of dit het geval is. Bepaalde situaties moeten in ieder geval worden vermeden. Zo voorkomt u (de schijn van) financiële, personele en/of familiale belangenverstrengeling.
In het algemeen geldt dat de dagelijkse of algemene leiding ervoor moet zorgen dat er een interne toezichthouder is die toezicht houdt op het beleid van de dagelijkse of algemene leiding van en de algemene zaken binnen de zorgaanbieder. De interne toezichthouder moet daarbij rechtstreeks toezicht kunnen houden op het niveau waar de voor de zorgaanbieder belangrijke beleidsbeslissingen kunnen worden genomen.
Het is dus in het geval van een holdingstructuur niet voldoende als er op het niveau van de moedermaatschappij (die geen zorgaanbieder is) een interne toezichthouder is, als die geen rechtstreeks toezicht kan houden op het dagelijks beleid en de gang van zaken binnen de dochteronderneming, die zorgaanbieder is. Andersom geldt hetzelfde.
Zaken die in een reglement/statuten moeten staan
In het overzicht hieronder vindt u de eisen die in een reglement/statuten moeten staan.
Samenstelling. De interne toezichthouder is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch opereren. Er zijn tenminste drie leden, zij zijn maximaal vier jaar lid van de toezichthouder en kunnen die periode eenmaal met vier jaar verlengen.
Taken en bevoegdheden vastleggen. Hiervoor gelden de volgende kaders:
Om de informatiepositie van de interne toezichthouder te versterken, is de zorgaanbieder verplicht de interne toezichthouder de benodigde gegevens te leveren.
De interne toezichthouder wordt tenminste één keer per jaar schriftelijk op de hoogte gesteld van in ieder geval de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesystemen.
De interne toezichthouder richt zich op het belang van de zorgorganisatie, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden (zoals werknemers en patiënten/cliënten). Met het maatschappelijk belang wordt gedoeld op de belangen van kwaliteit, betaalbaarheid en toegankelijkheid van de geleverde zorg.
Om de interne toezichthouder te dwingen na te denken over de taak waarvoor de interne toezichthouder zichzelf gesteld ziet en welke past bij de behoeften van de zorgorganisatie, is de zorgaanbieder verplicht ervoor te zorgen dat de interne toezichthouder een profielschets opstelt voor de leden van de interne toezichthouder.
De uitwerking van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden legt u vast in de statuten of het reglement van uw zorgorganisatie. De IGJ ziet toe op de naleving hiervan. Hoewel geen wettelijke norm, verwijzen we voor de taakvervulling van het intern toezicht ook naar de Governancecode Zorg.
Bij de indiening van uw vergunningaanvraag mag u conceptstatuten meesturen. Na beoordeling informeert het CIBG u of deze aan de transparantie-eisen (zie hieronder) voldoen of dat u ze moet aanpassen. U moet de akte daarna wel door de notaris laten passeren. Een vergunning wordt uitsluitend afgegeven op basis van definitieve statuten.
Uitwerking transparantie-eisen Wtza: eisen aan de bestuursstructuur
In artikelen 6, 7, 8 en 9 van het Uitvoeringsbesluit Wtza staan de bepalingen over de bestuursstructuur. Deze moeten verwerkt zijn in de statuten. Ook kunt u gebruik maken van de modeldocumenten van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn. Hieronder vindt u de genoemde artikelen.
De interne toezichthouder bestaat uit ten minste drie natuurlijke personen.
Een persoon wordt voor ten hoogste vier jaar aangesteld als lid van de interne toezichthouder van de instelling. Deze periode kan eenmaal met ten hoogste vier jaar worden verlengd. De al dan niet aaneengesloten totale periode waarin een persoon lid is van de interne toezichthouder van de instelling is ten hoogste acht jaar.
De instelling borgt de onafhankelijke taakvervulling door de interne toezichthouder. Dit betekent in ieder geval dat:
a. een lid van de interne toezichthouder geen andere financiële vergoeding van de instelling ontvangt dan een passende vergoeding voor de als lid van de interne toezichthouder verrichte werkzaamheden;
b. een lid van de interne toezichthouder, diens echtgenoot of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling;
in de periode van een jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder niet tijdelijk heeft voorzien in de dagelijkse of algemene leiding van de instelling bij belet of ontstentenis van een of meer leden van de dagelijkse of algemene leiding;
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen werknemer van de instelling is dan wel krachtens een overeenkomst van opdracht werkzaamheden voor de instelling heeft verricht;
tijdens dan wel in de periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap van de interne toezichthouder geen zakelijke relatie onderhoudt met de instelling die de onafhankelijkheid van het lid van de interne toezichthouder dan wel het vertrouwen in die onafhankelijkheid in gevaar brengt;
geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een andere instelling indien een lid van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling lid is van de interne toezichthouder van die andere instelling;
geen aandelen in de instelling houdt;
geen lid is van de dagelijkse of algemene leiding van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt dan wel van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht;
geen lid is van de interne toezichthouder van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht, tenzij die andere instelling een dochtermaatschappij van de instelling is als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of die andere instelling met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;
geen lid is van de interne toezichthouder van een rechtspersoon die aandelen in de instelling houdt, tenzij die rechtspersoon met de instelling is verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Onder instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en onderdeel b, wordt mede verstaan een dochtermaatschappij van de instelling als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek alsmede met de instelling in een groep verbonden rechtspersonen of vennootschappen als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Onder lid van de dagelijkse of algemene leiding als bedoeld in de subonderdelen 1, 5 en 7 van onderdeel b van het eerste lid, wordt mede verstaan de natuurlijke persoon die het beleid van de instelling heeft bepaald of mede heeft bepaald, als ware hij lid van de dagelijkse of algemene leiding van de instelling.
De interne toezichthouder richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de instelling, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden.
De interne toezichthouder stelt een profielschets op voor de leden van de interne toezichthouder rekening houdend met de aard van de instelling, diens activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de interne toezichthouder.
De instelling verschaft de interne toezichthouder tijdig, en desgevraagd schriftelijk, de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens.
De instelling stelt de interne toezichthouder voorts ten minste eenmaal per jaar schriftelijk op de hoogte van in ieder geval:
a. de hoofdlijnen van het strategisch beleid;
b. de algemene en financiële risico’s; en
c. het beheers- en controlesysteem van de instelling.
